Журнал охраны: как по записям проверить эффективность вашего ЧОП

Вы доверяете охрану своего бизнеса сторонней компании. Вы платите по договору и ожидаете, что ваше имущество, сотрудники и клиенты находятся в безопасности. Но как на самом деле убедиться, что служба охраны не просто «отбывает смену», а реально работает? Заказывать дорогой аудит для каждого объекта — нерационально, а полагаться на слово самого ЧОП — необъективно.

Существует простой и крайне показательный инструмент контроля, который часто упускают из виду. Это журнал охраны.

Для неспециалиста он может выглядеть как скучная формальность, кипа бумаг для проверяющих. Но для руководителя и профессионального охранного предприятия — это зеркало всей службы безопасности. По тому, как ведется этот документ, можно с большой точностью оценить дисциплину, внимательность и эффективность работы ваших подрядчиков.

В этой статье мы не будем давать сухую инструкцию. Мы научим вас читать между строк. Вы узнаете, как по записям в журнале определить, насколько хорошо ЧОП справляется со своими обязанностями, и получите четкий чек-лист для проверки. Это ваш инструмент, чтобы платить за реальную безопасность, а не за ее видимость.

Что такое журнал охраны и зачем он нужен (помимо галочки для проверки)

Если вы считаете, что журнал охраны — это устаревшая бумажная волокита, которую Росгвардия требует «для галочки», у нас для вас новость: вы недооцениваете этот инструмент. В руках профессионала обычный журнал превращается в швейцарский нож для управления безопасностью.

Да, формально это основной учетный документ на посту. Но давайте посмотрим на него глазами руководителя, который платит за результат. В этом ракурсе журнал охраны — это:

1. Детектор лжи и активности вашей охраны

В отличие от устных отчетов, которые можно приукрасить, журнал — это материальное свидетельство работы. Пустые страницы или однотипные записи «обход совершил, замечаний нет» кричат о бездействии. Напротив, подробные, своевременные записи с конкретикой показывают, что ваша охрана не спит и действительно контролирует ситуацию.

2. «Черный ящик» вашего предприятия

Произошло происшествие: кража, конфликт, пожар. Журнал становится главным доказательством в суде или при разбирательстве со страховой компанией. 

• Кто был на объекте? 
• Когда сработала сигнализация? 
• Что предпринял охранник? 

Ответы на все эти вопросы должны быть зафиксированы в журнале. Отсутствие записей в критический момент ставит под удар все разбирательство и снимает ответственность с ЧОП.

3. Пульт управления для принятия решений

Анализируя журнал за месяц, вы можете увидеть больше, чем кажется на первый взгляд:

Слабые места: Постоянные замечания у определенной двери или в конкретное время? Это сигнал к усилению контроля или изменению процедур.

Статистика простоя и активности: Вы видите, чем на самом деле занята охрана, и можете оптимизировать ее задачи.

Дисциплина посетителей и сотрудников: Журнал входа/выхода помогает отслеживать соблюдение режима работы.

Профессиональный ЧОП относится к журналу не как к формальности, а как к стратегическому документу. Он понимает, что это — лицо компании и главный отчет перед вами, Заказчиком. Если ваш подрядчик ведет журнал спустя рукава, он так же относится и к безопасности вашего бизнеса. 

Ключевые правила заполнения: как это должно выглядеть у профессионального ЧОП

Теперь, когда мы понимаем истинную ценность журнала, давайте заглянем внутрь. Как отличить образцовый документ от небрежной отписки? Мы подготовили для вас чек-лист из пяти ключевых правил. Каждое из них — это маркер качества работы вашего ЧОП.

Правило 1: Полнота и аккуратность — признак уважения к документу

Представьте, что вы читаете деловое письмо, наполненное помарками и сокращениями. Вы вряд ли сочтете его автора профессионалом. То же самое с журналом.

• Все графы заполнены: Никаких прочерков, аббревиатур «т.п.» или «и т.д.». Если нет данных, ставится четкий прочерк или пишется «нет».
• Разборчивый почерк: Записи должны легко читаться. Нечитаемый журнал — юридически ничтожный журнал.
• Никаких помарок: Если ошибка допущена, ее не замазывают, а аккуратно зачеркивают одной чертой, чтобы ошибочный текст можно было прочесть. Рядом делается правильная запись, ставится пометка «Исправленному верить», подпись и печать (штамп) ЧОП.

Правило 2: Хронология и непрерывность — создают единую картину происходящего

Журнал должен воссоздавать картину событий на объекте поминутно, как лента новостей.

Записи вносятся строго по времени: Сначала произошло событие «А», затем «Б». Нарушение последовательности — красный флаг.

Никаких временных «провалов»: Периоды в несколько часов без единой записи недопустимы. Даже если ничего не происходит, должна быть запись о плановом обходе или докладе о том, что на объекте «обстановка спокойная».

Документ надежно защищен: Листы пронумерованы, журнал прошнурован, количество листов заверено подписью ответственного лица и печатью. Это защищает от изъятия или замены страниц.

Правило 3: Конкретика и достоверность — основа для анализа и доказательств

Забудьте про общие фразы. Они — удел тех, кто не хочет или не может качественно работать.

Вместо: «Совершил обход территории».

Пишем: «С 14:00 до 14:25 совершен плановый обход периметра объекта с западной до восточной стороны. Заблокирована калитка на северной стороне. Замечаний нет».

Вместо: «Принял смену».

Пишем: «Принял смену в 09:00. Проверены средства связи и тревожной сигнализации (исправны). Получены ключи от помещений согласно описи. Вводный инструктаж пройден».

Правило 4: Своевременность — индикатор дисциплины 

Запись, внесенная в режиме реального времени, ценна. Запись, сделанная «задним числом» в конце смены, — бесполезна и недостоверна.

Фиксация по факту: Событие фиксируется сразу после его совершения или обнаружения. Это гарантирует точность деталей, которые могут стереться из памяти.

Правило 5: Ответственность и юридическая сила — каждая запись имеет автора

Любая информация в журнале должна быть персонифицирована.

• Четкие подписи: После каждой записи сотрудник охраны ставит свою разборчивую подпись. Не закорючку, а подпись, по которой можно идентифицировать человека.
• Печать ЧОП: Важный атрибут, который придает документу официальный статус и подтверждает, что работу вела именно лицензированная организация.

Если вы видите в журнале аккуратные, подробные, последовательные и своевременные записи за подписью ответственных лиц — вы работаете с профессиональной командой. Если же вы наблюдаете хаос, общие фразы и помарки, это прямое отражение хаоса в организации службы охраны.

Образец заполнения журнала охраны (разбираем на примере)

С теорией разобрались. Но как это выглядит на практике? Давайте детально, по косточкам, разберем, как должна выглядеть образцовая запись в журнале.

Но сначала ответим на важный юридический вопрос.

Что говорит закон?

Типовая форма и основные правила ведения журнала учета посетителей и событий регламентированы Приказом Росгвардии от 13.12.2017 № 660 (в частности, приложением № 18 к Приказу). Этот документ предписывает обязательное наличие в журнале следующих граф:

• Дата и время записи (число, месяц, год, часы, минуты).
• Краткое описание события, действия (что произошло, что сделано).
• Фамилия, инициалы и подпись лица, внесшего запись.
• Отметка о приеме смены (с указанием времени и подписей сдающего и принимающего дежурство).

Таким образом, правильное заполнение — это не просто «рекомендация» вашего ЧОП, а прямое требование законодательства.

Разбираем на примере: «Идеальная смена»

Представьте, что вы читаете журнал, и видите там вот такие записи.

Запись №1: Прием дежурства

Время: «08:55»

Событие/Действие: «Принял дежурство у охранника Петрова И.С. Проведен внешний осмотр поста. Проверена работоспособность средств связи (радиостанция №2, исправна), тревожной кнопки (исправна), системы контроля доступа (СКД) на главном входе (режим работы штатный). Получены ключи от служебных помещений по описи (в количестве 5 шт.). Инструктаж по охране труда принял. Претензий к условиям поста не имею.»

Подпись: Иванов А.С. (разборчиво)

Что нам говорит эта запись?

Конкретика: Указаны номера оборудования, количество ключей. Это исключает споры при сдаче смены.

Процессный подход: Охранник не просто «принял смену», а выполнил четкий алгоритм: осмотр, проверка, получение имущества, инструктаж.

Юридическая чистота: Фраза «претензий не имею» фиксирует отсутствие проблем на момент начала дежурства.

Запись №2: Плановое мероприятие

Время: «10:30»

Событие/Действие: «Совершен плановый обход территории по маршруту №1 (главный вход -> восточный периметр -> складская зона -> задние ворота -> главный вход). Посторонних лиц и нарушений не обнаружено. Ворота склада заперты, пломба №А-123 цела.»

Подпись: Иванов А.С.

Что нам говорит эта запись?

Профессионализм: Есть маршрут (№1), значит, охрана работает по утвержденному и продуманному плану.

Внимание к деталям: Проверена не просто «дверь», а конкретная пломба с номером. Это уровень контроля.

Дисциплина: Обход совершен не когда придется, а в установленное время.

Запись №3: Регистрация посетителя

Время: «11:15»

Событие/Действие: «Зарегистрирован прибывший сотрудник ООО «Поставщик» – менеджер Сидоров Олег Петрович, паспорт серии 45 01 № 123456, выдан ОВД «Ленинский» г. Москвы 15.03.2018. Цель визита: доставка товара. Время прибытия: 11:15. Проведен в складскую зону в сопровождении кладовщика Сергеева П.Р.»

Подпись: Иванов А.С.

Запись №4: Инцидент (нештатная ситуация)

Время: «14:50»

Событие/Действие: «В 14:50 на парковке для сотрудников обнаружено разбитое стекло автомобиля марки KIA Rio, гос. номер А123ВС777. Владелец – сотрудник отдела продаж Козлова М.И., уведомлена. Иницирован вызов наряда полиции. Территория оцеплена, пост перенесен для усиления наблюдения за зоной происшествия.»

Подпись: Иванов А.С.

Что нам говорят эти записи?

Полный контроль: Посетитель не просто «пропущен», а полностью идентифицирован, его передвижение фиксируется.

Действия по инструкции: При инциденте охранник не растерялся. Он действует по протоколу: фиксация, уведомление, вызов правоохранителей, усиление режима.

Непрерывность: Даже во время инцидента ведется подробный учет всех действий.

Сравните эти записи с теми, что видите в своем журнале. Есть ли там такая же детализация, хронология и конкретика? Если нет, значит, ваше ЧОП либо не знает требований Приказа Росгвардии №660, либо сознательно их игнорирует. И то, и другое — веский повод задуматься о смене подрядчика.

5 главных ошибок в ведении журнала, которые говорят о непрофессионализме ЧОП

Теперь вооружимся лупой. Если в предыдущем разделе мы показали эталон, то здесь мы выявляем брак в работе. Эти ошибки — не просто мелкие недочеты. Это кричащие сигналы о системных проблемах в управлении охраной и отношении к вашей безопасности.

Возьмите журнал со своего объекта и проверьте его по этому списку. Нашли хотя бы два пункта? Это серьезный повод для жесткого разговора с подрядчиком.

Ошибка №1: Многочасовое молчание

Самая тревожная картина — это «немой» журнал, где между парой записей лежат пустые промежутки по 4-6 часов. Представьте: объект живет своей жизнью, а в основном документе учета царит мертвая тишина. Это прямое свидетельство того, что охрана бездействует. Плановые обходы не проводятся, видеонаблюдение не отслеживается, территория не контролируется. Вы платите за иллюзию безопасности, в то время как ваш объект по факту остается без присмотра большую часть смены.

Ошибка №2: Штампованные, бессмысленные записи

Если изо дня в день вы читаете одни и те же шаблонные фразы — «обход совершен, замечаний нет», «пост проверен» — это признак формального, неосмысленного подхода. Охранник механически ставит галочку, не вдаваясь в суть. Такой журнал бесполезен для анализа. Он не отражает реальной обстановки и гарантированно пропускает мелкие, но важные сигналы: сломанный замок, нарушение режима доступа, невыключенный свет. Со временем эти мелочи складываются в серьезную брешь в вашей безопасности.

Ошибка №3: Исправления, помарки и неразборчивые подписи

Журнал, испещренный замазками, зачеркиваниями и карандашными пометками, — это не просто неаккуратный документ. Это свидетельство его юридической несостоятельности. В случае инцидента такой журнал не будет принят судом или страховой компанией как доказательство. Профессионалы знают: любая ошибка исправляется по строгому регламенту (зачеркивание, пометка, подпись, печать). Пренебрежение этими правилами показывает, что ваш ЧОП не готов нести реальную ответственность.

Ошибка №4: Анонимность и отсутствие печати

Когда записи не имеют времени с точностью до минуты, а подписи представляют собой нечитаемые закорючки, вы не можете установить, кто, когда и что именно делал. Отсутствие печати (штампа) ЧОП — это уже прямое нарушение требований Росгвардии. Это значит, что работа на вашем объекте ведется анонимно, и в случае конфликта предъявить претензии будет просто не к кому. Вы имеете право знать, какая конкретно компания и какой сотрудник отвечает за безопасность.

Ошибка №5: Записи, сделанные «одним махом»

Вы сразу узнаете эту картину: все записи за смену сделаны одинаковым почерком и цветом чернил, как будто заполнены в последние пять минут дежурства. Это «творчество задним числом» убивает главную ценность журнала — его достоверность в режиме реального времени. Такой документ не отражает истинной хронологии событий и бесполезен для разбора инцидентов. Он создан не для работы, а для отчета, и это красноречиво говорит об отношении к вашей безопасности.

Одна случайная помарка может быть оплошностью. Но систематическое повторение этих ошибок — это уже диагноз. Он говорит о том, что ваш подрядчик не дорожит репутацией, не готов к ответственности и рассматривает охрану вашего объекта как формальность.

Ваша безопасность — это не место для компромиссов

Как вы могли убедиться, журнал охраны — это гораздо больше, чем просто тетрадь для записей. Это точный диагностический инструмент, который снимает маски и показывает истинное качество работы вашей охраны. Профессиональный ЧОП относится к этому документу с максимальной ответственностью, потому что понимает: порядок в журнале — это отражение порядка на объекте и в головах сотрудников.

Хаос в записях — это всегда хаос в организации службы. Если вы обнаружили в своем журнале признаки, описанные выше, это прямой сигнал о том, что ваши риски не контролируются, а деньги, выделенные на безопасность, тратятся впустую.

Вы, как руководитель, имеете полное право требовать от подрядчика прозрачности, дисциплины и профессионализма, которые начинаются именно с таких, казалось бы, мелочей.

Готовы ли вы продолжать платить за видимость работы?

Если после прочтения этой статьи у вас возникли сомнения в качестве услуг вашего текущего ЧОП, мы готовы стать для вас тем эталоном, на который можно ориентироваться. Заполните форму обратной связи на сайте, чтобы получить подробную консультацию менеджера ЧОП “Контакт”. Возможно именно этот контакт станет началом долгого сотрудничества для безопасности вашего бизнеса.